Dysfunctional Meetings

Framegame, Structured Sharing, Meeting Management

Hoạt động Dysfunctional Meetings là một Framegame thuộc dạng Structured Sharing về chủ đề Meeting Management.

(*) Hoạt động này được dịch từ cuốn sách 52 Activities for Exploring Values Differences của Donna M. Stringer and Patricia A. Cassidey

✍️ TÓM TẮT HOẠT ĐỘNG:

Hoạt động này khuyến khích mỗi người tham gia viết lên các tờ sticky-note, nội dung là 4 nguyên nhân tạo nên một cuộc họp không hiệu quả. Những tờ sticky-note này sẽ được trao đổi với những người tham gia khác. Từ đó, lập thành nhóm và chuẩn bị poster nhằm phản ảnh 3 nguyên nhân mà nhóm đã chọn ra.

️🎯  MỤC ĐÍCH:

Để xác định những nguyên gây ra một cuộc họp kém hiệu quả

🔖 CHỦ ĐỀ ĐÀO TẠO:

Kỹ năng làm việc nhóm

👬 NGƯỜI THAM GIA:

  • Số lượng tối thiểu: 4 người
  • Số lượng tối đa: Không giới hạn
  • Số lượng lý tưởng: Từ 8 – 20 người

⏰ THỜI GIAN:

Từ 20 – 40 phút

📂 DỤNG CỤ CẦN CHUẨN BỊ:

  • 20 hoặc nhiều hơn các thẻ với nhiều nguyên nhân khác nhau tạo nên một cuộc họp không hiệu quả. Ví dụ:
  • 4 thẻ trống cho mỗi người tham gia
  • Đồng hồ đếm giờ
  • Chuông báo
  • Bảng trắng/ flipchart
  • Bút lông màu các loại
  • Set-up không gian: Chuẩn bị 1 khoảng trống trong phòng họp để người tham gia có thể tự do di chuyển và trao đổi thông tin với nhau.
  • Chuẩn bị giáo cụ: Trước khi workshop diễn ra, người điều phối cần chuẩn bị bộ thẻ nguyên nhân. Mỗi thẻ có chứa 1 câu nói là nguyên nhân gây ra một cuộc họp kém hiệu quả. Bên cạnh đó, chuẩn bị ít nhất 2 thẻ trống/ 1 người tham gia. Nếu người điều phối không nghĩ ra đủ số lượng nguyên nhân tương ứng với số lượng người tham gia, thì có thể ghi lại 1 nguyên nguyên nhân trên 2 thẻ khác nhau.

📣 HƯỚNG DẪN:

Bắt đầu hoạt động: 

Khi người tham gia sẵn sàng, người điều phối có thể thông báo “Trước khi bắt đầu chúng ta sẽ cùng tham gia một hoạt động làm quen với nhau. Bên cạnh đó, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá xem Tại sao hầu hết các cuộc họp của chúng ta thường được xem là lãng phí thời gian và kém hiệu quả?”

  • Người tham gia viết nguyên nhân lên thẻ:
  • Người điều phối bắt đầu phát cho người tham gia 4 thẻ trắng (chưa có thông tin).
  • Yêu cầu họ trong 3 phút hãy viết 1 nguyên nhân/thẻ tạo nên cuộc họp kém hiệu quả. Lưu ý: Nguyên nhân được ghi ra không cần phải là nguyên nhân đến từ trải nghiệm cá nhân của người tham gia. Tốt nhất, nó có thể đến từ những điều họ đọc được hoặc nghe được từ người khác.
  • Người điều phối có thể đưa ra một vài ví dụ để người tham gia có thể hình dung được nguyên nhân cần ghi vào thẻ là gì.

Phân phối thẻ:

  • Sau 3 phút, người điều phối thu lại thẻ của người tham gia.
  • Trộn lẫn các thẻ người điều phối đã chuẩn bị vào số thẻ vừa thu được của người tham gia ở hoạt động vừa rồi.
  • Phát lại 3 thẻ nguyên nhân cho 1 người tham gia
  • Yêu cầu người tham gia xem lại tất cả các thẻ và sắp xếp chúng theo thứ tự phổ biến từ cao nhất đến ít nhất.

Trao đổi thẻ:

  • Yêu cầu người tham gia di chuyển tự do trong phòng để trao đổi thẻ với những người tham gia khác. Mục đích là đổi được thẻ nguyên nhân thể hiện được đúng quan điểm/ kinh nghiệm cá nhân của mình.
  • Yêu cầu mỗi người tham gia cần trao đổi ít nhất 1 thẻ với người khác.

Thành lập nhóm:

  • Yêu cầu người tham gia tìm những người sở hữu những nguyên nhân mà mình thích/ phù hợp với quan điểm của mình. Sau đó ghép thành nhóm. Ở hoạt động này, không giới hạn số thành viên trong một nhóm.
  • Sau đó, nhóm phải chọn ra 3 thẻ chứa 3 nguyên nhân mà nhóm nghĩ là phù hợp với quan điểm của nhóm nhất

Chuẩn bị poster: 

Yêu cầu các nhóm trình bày 3 nguyên nhân nhóm vừa lựa chọn được thành dạng hình ảnh lên poster (không được sử dụng chữ viết để thể hiện). Sau năm phút, mời từng nhóm lên trình bày kết quả của nhóm mình và giải thích ý nghĩa của những hình ảnh mà nhóm sử dụng để minh họa.

📝 DẪN NHẬP VÀO CUỘC HỌP:

Thảo luận theo nhóm lớn (tất cả người tham gia) để chọn ra 5 nguyên nhân phổ biến nhất (dựa trên kết quả thảo luận của các nhóm ở hoạt động trên) tạo ra một cuộc họp kém hiệu quả.

Cùng tìm ra giải pháp để loại bỏ hoặc giảm tác động của các nguyên nhân này đến cuộc họp sắp được diễn ra.

🌱 CÁC BIẾN THỂ:

Thay vì yêu cầu những người tham gia viết ra các nguyên nhân tạo nên một cuộc họp kém hiệu quả, người điều phối có thể liên hệ trực tiếp đến nội dung của cuộc họp. Ví dụ, nếu là cuộc họp để tạo ra một sản phẩm mới cho công ty, người điều phối có thể sử dụng hoạt động này để khuyến khích người tham gia ghi ra nhu cầu của đối tượng khách hàng mục tiêu mà công ty đang nhắm tới cho sản phẩm lần này.


📌 Link trong Group Game Đào Tạo: https://www.facebook.com/groups/gamedaotao/permalink/1624890044370477/