Communication in Hierarchy

Hoạt động Communication in Hierarchy là một Insightful Activity về chủ đề Communication, Teamwork, Leadership.

🔹 Mục đích: cho người tham gia được giả lập quá trình truyền thông tin, giao tiếp trong một nhóm có cấp bậc để hoàn thành một mục tiêu, và nhận ra các rào cản trong cách giao tiếp truyền thống, cấp bậc

🔹 Số lượng: mỗi nhóm tham gia cần có 1 “giám đốc”, 2-3 “trưởng phòng”, và mỗi trưởng phòng có 2-3 “nhân viên” trong phòng của mình. Nếu đông quá thì chia ra từng nhóm có số lượng bằng nhau.

🔹 Chuẩn bị:

– mỗi người tham gia được đưa riêng 1 tờ hướng dẫn, chỉ mình được đọc, không đưa cho người khác (cách ghi hướng dẫn nằm trong luật chơi)

– xếp ghế để mỗi nhóm tham gia ngồi thành một hình tam giác gồm 3 hàng, giám đốc ngồi ở đỉnh tam giác, quay lưng về phía những người còn lại, trưởng phòng ngồi ngay sau giám đốc, quay mặt về lưng giám đốc, quay lưng về nhân viên, còn nhân viên ngồi ở hàng cuối cùng, quay mặt về phía lưng trưởng phòng

🔹 Luật chơi (ghi luật này trong các tờ hướng dẫn luôn):

– mọi người chỉ được giao tiếp với nhau bằng giấy, truyền tay nhau (mình cần chuẩn bị rất nhiều mảnh giấy nhỏ). Mọi hình thức giao tiếp khác đều không được phép (nói, nhìn mắt, ra hiệu, chạm…)

– giám đốc chỉ được giao tiếp với trưởng phòng

– trưởng phòng chỉ được giao tiếp với giám đốc và nhân viên trực tiếp dưới quyền mình, không được giao tiếp với trưởng phòng khác hoặc nhân viên của phòng khác

– nhân viên chỉ được giao tiếp trực tiếp với trưởng phòng mình, không được giao tiếp với nhân viên khác và trưởng phòng khác, và giám đốc

– giám đốc được phát một tờ hướng dẫn gồm luật chơi nêu trên, một danh sách gồm 12 ký tự khác nhau (chẳng hạn ? @ ! $ % # ^…), và nhiệm vụ của giám đốc là “mỗi nhân viên sẽ có 1 danh sách có 6 ký tự bất kỳ, và có 1 ký tự trong 12 ký tự của giám đốc mà không nhân viên nào có, giám đốc phải xác định được xem đó là ký tự nào”

– trưởng phòng được phát một tờ hướng dẫn gồm các luật nêu trên và KHÔNG có hướng dẫn nào khác

– nhân viên được phát một tờ hướng dẫn gồm các luật nêu trên, một danh sách gồm 6 ký tự bất kỳ trong 12 ký tự của giám đốc (sắp xếp ngẫu nhiên, mỗi nhân viên có một danh sách khác nhau) và KHÔNG có hướng dẫn nào khác

Thời gian để thực hiện là 15 phút.

🔹 Biến thể: khi trò chơi diễn ra được ½ thời gian, thì người quản trò có thể thay đổi danh sách ký tự của các nhân viên bằng cách đưa cho họ những ký tự mới, nhưng trưởng phòng và giám đốc không biết vì họ ngồi quay lưng vào nhân viên, quay mặt lên trên.

🔹 Những điều sau có thể xảy ra trong quá trình hoàn thành trò chơi:

– giám đốc ban đầu sẽ viết rất nhiều, gửi giấy xuống lia lịa, trong khi trưởng phòng và nhân viên ngồi chờ rất hoang mang vì trong tờ hướng dẫn của họ không ghi mục đích của hoạt động là gì

– nhân viên ngồi chờ lâu quá sẽ ngó qua ngó lại, và chỉ làm theo chỉ đạo của trưởng phòng một cách rất đối phó

– khi ký tự của nhân viên bị thay đổi, toàn bộ sự giao tiếp thông tin sẽ trở nên loạn xạ, bực dọc có thể xảy ra

– những nhóm nào hoàn thành chậm là nhóm giám đốc phải làm rất nhiều, thu thập thông tin từ nhân viên và tự mình tổng kết, còn nhân viên ngồi chơi

– nhóm nào hoàn thành nhanh nhất thường là do giám đốc vẽ sẵn một bảng và bảo nhân viên tự điền vào, nhân viên được chia sẻ việc còn giám đốc thì chơi

🔹 Bài học (do người tham gia chia sẻ):

– giám đốc thường có giả định là mọi người đều nắm rõ mục tiêu của hoạt động, nhưng thực tế là chỉ có giám đốc mới biết mục tiêu là gì, còn những người khác không được hướng dẫn phần này. Giả định này khiến nhóm làm việc rất đối phó và không hiệu quả. Tình trạng này xảy ra rất nhiều trong đội nhóm.

– giao tiếp một chiều rất mệt mỏi, mặc dù ai cũng biết là họp nhóm bàn tròn với nhau sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề nhưng nhiều công ty phân cấp bậc quá chặt chẽ, giám đốc không bao giờ làm việc trực tiếp với nhân viên, khiến công việc trì trệ, nhân viên không có động lực

– giao đoạn đầu của dự án thường sẽ khiến nhân viên bị động, hoang mang, không biết phải làm gì vì chưa có chỉ thị của giám đốc, trong khi giám đốc chỉ giao việc rất tỉ mỉ mà không nói rõ mục đích cuối cùng. Các nhóm hoàn thành trò chơi này trong 10 phút thường là do giám đốc chia sẻ ngay lập tức tình hình và mục đích của trò chơi. Còn nhóm nào làm hoài không xong là vì giám đốc chỉ ra chỉ thị mà không nói rõ mục tiêu cuối cùng là gì.

– thông tin có được từ nhân viên cũng dễ thay đổi vì tình hình thay đổi (lúc ký tự bị thay đổi), nếu giám đốc không cho nhân viên biết mục tiêu cuối cùng thì nhân viên sẽ không biết có nên nói với cấp trên về sự thay đổi hay không.

– nếu có một phương pháp chia sẻ việc hiệu quả từ đầu do giám đốc đưa ra, cùng với mục tiêu cụ thể được chia sẻ cho toàn bộ nhóm biết, thì ai cũng cảm thấy mình là một phần của hoạt động và hoàn thành rất nhanh. Còn không làm vậy thì nhân viên sẽ chỉ đưa thông tin mình có lên cho giám đốc, và giám đốc sẽ phải là người làm việc rất cực nhọc để tổng hợp. Trong khi thực chất, giám đốc nên là người điều hành và điều phối, không phải người trực tiếp làm.

Link trong Group Game Đào Tạo: https://www.facebook.com/groups/gamedaotao/permalink/1104404689752351