4 Steps

Hoạt động 4 Steps là một Framegame thuộc dạng Structured Sharing và Items Processing.

✍️ TÓM TẮT HOẠT ĐỘNG:

Người tham gia cùng đúc kết lại 4 bước để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó từ trải nghiệm của mình.

🎯 MỤC ĐÍCH:

Trải nghiệm một quá trình hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, đúc kết các bước hoàn thành nhiệm vụ đó, tổng hợp thành quy trình chuẩn để hoàn thành nhiệm vụ.

🔖 CHỦ ĐỀ ĐÀO TẠO:

Bất cứ chủ đề nào liên quan tới quy trình hoàn thành công việc, ví dụ: giải quyết mâu thuẫn, giao tiếp, báo cáo…

👬 NGƯỜI THAM GIA:

Những người có nhiệm vụ cần hoàn thành và có khả năng tổng hợp từ trải nghiệm của bản thân

⏰ THỜI GIAN:

📂 CHUẨN BỊ:

📣 HƯỚNG DẪN:

Chia nhóm: Mỗi nhóm có từ 3 tới 5 người.
Trải nghiệm quy trình: Dẫn dắt các nhóm qua một hoạt động trải nghiệm quy trình đang được đào tạo bằng một tình huống giả lập, có thể cần đóng vai, ví dụ: giải quyết mâu thuẫn, giao tiếp nội bộ, chăm sóc khách hàng, thiết kế chương trình đào tạo…
Đúc kết 4 bước: Các nhóm thảo luận sau khi trải nghiệm để đúc kết thành 4 bước để hoàn thành nhiệm vụ nhờ quy trình trên. Lưu ý: có thể thay đổi số lượng bước cho phù hợp với độ phức tạp của quy trình.
Chia sẻ cho cả lớp: Các nhóm chia sẻ lại các bước của nhóm mình cho cả lớp.
Tổng hợp kết quả của cả lớp: Các nhóm cùng viết ra các bước thành những sticky note hoặc tờ giấy A4, mỗi tờ một bước, và xếp lên bảng hoặc sàn nhà. Sau đó, cả lớp cùng gộp những bước trùng nhau lại, và tổng hợp thành các bước chuẩn để hoàn thành nhiệm vụ.
Chia sẻ các bước của quy trình chuẩn: Người điều phối có thể điều chỉnh kết quả này nếu có bước nào chưa chuẩn.

📝 THU HOẠCH:

Các nhóm nên có cơ hội thảo luận sâu về trải nghiệm và từ đó đúc kết các bước, nên 15 phút thảo luận trong nhóm là tối thiểu. Sau đó các nhóm cần được chia sẻ cho các nhóm khác và đặt câu hỏi đào sâu, giải thích cho kết quả của nhóm mình và nhóm khác.
Các nhóm có thể nhìn ra điểm khác nhau giữa kết quả của các nhóm và giải thích lý do cho sự khác nhau đó.
Các nhóm có thể nhìn ra điểm khác nhau giữa quy trình của nhóm và quy trình chuẩn, và giải thích lý do cho sự khác nhau đó.

📥 BÀI HỌC CÓ THỂ RÚT RA:

Bản thân người tham gia đã có kiến thức để hoàn thành nhiệm vụ, tuy nhiên mỗi người sẽ nhìn vào một khía cạnh. Sự tổng hợp kết quả của tất cả mọi người có thể sẽ dẫn đến một quy trình chuẩn.
Người tham gia cũng có kinh nghiệm nền về mảng kỹ năng họ đang thể hiện trong công việc, vì vậy quy trình họ đưa ra cũng sát với thực tế công việc của họ hơn.

❗ CÁC LƯU Ý KHI THỰC HIỆN:

Số lượng bước có thể thay đổi tùy theo độ phức tạp của quy trình, và nếu nhóm nào yêu cầu thêm 1 bước thì cũng có thể cho phép.
Trải nghiệm quy trình nên đủ đơn giản để có thể hoàn thành tất cả các bước trong thời gian của chương trình. Nếu quy trình phức tạp, người điều phối có thể chia nhỏ quy trình này và dẫn dắt người tham gia thực hiện trong nhiều phần, sau đó thu hoạch cuối cùng bằng hoạt động này.

🌱 BIẾN THỂ:

Thay vì cho trải nghiệm quy trình trong lớp học, người tham gia có thể sử dụng trải nghiệm trong quá khứ của mình để viết ra 4 bước. Điều này cũng giúp người điều phối nắm rõ được kiến thức đã có của người tham gia về chủ đề đào tạo. Biến thể này có thể được thực hiện ở phần đầu của chương trình.
Thay vì cho trải nghiệm 1 quy trình, người tham gia có thể được yêu cầu tổng kết toàn bộ chương trình nếu chương trình đang đào tạo về một quy trình lớn. Cách làm này phù hợp với phần tổng kết của chương trình.
Đối với những nhiệm vụ khó thực hiện theo từng bước, người tham gia có thể viết ra “các nguyên tắc cần đảm bảo” để thực hiện nhiệm vụ thay vì các bước.